2019年4月から働き方改革関連法が施行されました。
時間外労働の上限設定やインターバルの設置、有給休暇の取得義務化が始まり、多くの企業が働き方改革に向けた取り組みを進めているところではないでしょうか。
しかし、「働き方改革」というコンセプトは掲げても、実態は何も変わっていないという悲しい声も聞こえてきます。
- 仕事の量が減らないのに「早く帰れ！」と上司から言われて逆にストレス
- 会社で終わらなかった仕事を家に持ち帰ってやっている
などなど。
「会社のこういうところが変われば残業時間が減らせるのに」と、会社の悪い慣習が具体的に思い浮かぶ方もいらっしゃるでしょう。組織が変化することに期待したいところですが、残念ながらすぐには変わらないものです。
とはいえ「自分の自由な時間を確保できる」ことを考えると、世の中の「働き方改革」の流れに乗って残業時間を減らしていきたいところですよね。
本記事では、個人でもできる働き方改革、主に仕事時間の削減方法を書いていきます。
会社の業務フローを改善する抜本的な改革は難しいかもしれませんが、個人の仕事を徐々に改善していくことはできます。
Contents
自分の仕事時間を管理する
1-1.仕事時間の分析
皆さんは、自分の仕事について、何にどれぐらいの時間を使ったのかを意識されたことはあるでしょうか。
「とある仕事に対して、自分がどのぐらいの時間を使ったか」を記録していくことは、時間の無駄遣いを発見できるのでおすすめの方法です。
「〇時から〇時まで ○○（業務内容）」といった具合に淡々と記録していきます。そうすると、自分でも意識していなかった意外な仕事に、多くの時間を割かれていることに気づくはずです。
時間がとられている業務を見つけたら、その部分から改善していくことが効率的な方法ですよね。
まずは、自分がどの仕事にどのぐらいの時間をとられているのか把握していきましょう。
1-2.１日の仕事の予定を細かく立てておく
自分が何にどれくらいの時間をとられているかがわかったら、一日の予定を立てるようにしましょう。
「今日やるべき仕事」がピックアップできているのであれば、それを一日の業務時間の中に落とし込んでいきます。
「○○時までに○○を終わらせる」といった具合に計画を立てておくと、だらだらと仕事をしてしまうことを防げます。
ただし、急に仕事が舞い込んでくることもあるので、あまり予定を詰めすぎないようにするのがおすすめです。
この時、メールをチェックする時間もあらかじめ決めてしまった方がいいです。
メールにいちいち反応していると一つの作業に集中できなくなるので「メールは後で対応する時間を設けているから、今はチェックしない」と割り切って、個々の仕事に集中していきましょう。
無駄な仕事を排除する
2-1.仕事のゴールを徹底的に意識する
仕事というものは大半の場合一人で行うものではありません。
組織に勤めているのであれば自分以外の人とも関わって、最終的に組織として一つの成果を出していきます。
この時に組織がやろうとしていること（仕事のゴール）を十分に理解していないと、余計なことに時間をとられてしまいます。
小学校の時の50メートル走を思い出してみてください。ゴールの場所が決まっているのに、そのゴールを意識しないまま全力疾走する人はいないですよね。
目標地点に最短距離で到達するためには、ゴールを常に意識して仕事をすることが大切です。
「自分が今やっている仕事が○○の部署で○○ということに使われて、最終的にこうなる」というところまでイメージしてみましょう。
よくわからなければ、その部署の人に雑談レベルでもいいので聞いてしまいましょう。
大まかな情報を知っているだけでも仕事の手の入れどころ、抜きどころというものがわかるものです。
2-2.もし「0から業務フローを作るとしたら」を考える
自分がある程度の裁量権を持って仕事ができるものについては、業務フローを見直せるチャンスです。
とりわけ、日々のルーチンワークは意外と無駄な部分が発見されていないので穴場といえるかもしれません。
ルーチンワークは、そのやり方が習慣化されてしまっているので、自分自身も特に疑問を持つことも不便に感じることもなく業務を行ってしまいがちです。
なので、普段は気にならないようなところでも「本当にこれでいいのか」と常に疑問を持つことが大切です。
- この連絡メールってそもそも必要？
- この資料ってこうできない？
- この作業やめても問題なくない？
などなど。
慣れないうちは少々面倒に感じることもあると思いますが、慣れてくると「考える」ことは大した作業ではなくなります。
改善できる内容は小さなものかもしれませんが、毎日のルーチンワークである分、その手間が減るだけでも効果はあります。
自分で改善案が浮かばなければ、人の意見を聞いてみるといいでしょう。
客観的に見てもらうことで、思わぬ収穫があるかもしれません。
2-3.自分の気になる気持ちを抑えて無駄な仕事をなくす
「その作業、やらなくてもいいのでは？」という作業に時間を割いてはいませんか。
「やらなくてもいいのはわかっているけど、気になるからやってしまう」ような作業を行っている場合は時間を無駄にしています。
その作業はやめて、ほかのことに時間を割いた方がいいです。
例えば、内部資料のレイアウトや言い回しにこだわりすぎてしまうなどですね。
誤解を与える表現があるのは良くないですが、そうでなければそこまで時間をかけるところではありません。
「なんかここ、気になる」という気持ちはわかりますが、その気持ちは無視して意味のある作業に時間を割いていきましょう。
2-4.完璧主義を捨てる
仕事で「こだわりすぎる」ことはよくありません。
最初から100点のアウトプットを出そうと意識すると、本当にキリがありません。
というか、学校のテストではないので、そもそも100点がどこなのかもわかりません。
たとえ自分が100点だと考えていても、組織から見たら100点にならないこともありえる話です。
それよりは6～7割で提出し、足りない場合はフィードバックを得ながら仕事を仕上げていった方が効率はよくなります。
細部までこだわっているとキリがないので、完璧主義を捨てて仕事を進めていく方が良いですね。
自動化できる部分は自動化する
システムを導入するなど会社規模で業務の自動化を行っているところも増えています。
しかし、まだまだ細かい部分は手作業でエクセルを使って仕事をしている方も多いのではないでしょうか。
エクセルといえば関数やマクロ、ピポットテーブル、リンクといった便利な機能を搭載していますね。
これらの機能をうまく活用すると、時間を大幅に削減することが可能です。
「機能は知っているけれども、よくわからないから使っていない」のであれば勿体ないです。機能の使い方は、ネットで検索すれば山ほど出てきます。
すでに知っている関数でもアイデア次第で「他にもこういう使い方があるのか」と驚くものが見つかります。
ネット上には先人の知恵がたくさん転がっていますので「よくわからないから」とか「すでに知っているから」と言わずに、時間を確保して深く調べてみることをお勧めします。
生まれた時間で自分の好きなことをする
仕事の時間を削減できれば、自分の自由に使える時間が増えます。
普段は仕事が忙しくてやりたいことができていなかった方も、自分の好きなことに思う存分時間を使うことができますね。
- 旅行に行く
- 外食を楽しむ
- 家でゆっくりする
- 自己投資をする
自分のために時間を確保できたのなら、後は自分の気持ちも赴くままに時間を過ごしてみてはいかがでしょうか。
