仕事

ケアレスミスを防ぐには【方法を6つ紹介】

「あー、またやってしまった・・・。」

仕事でのケアレスミスで悩んではいませんか。

ケアレスミスに気づいたときは「なんでこんなことも気づかなかったのだろう」と落ち込んでしまいますよね。

上司や先輩に怒られてしまった時には「もう最悪!」ですね。

仕事の中でケアレスミスを起こしてしまうのも仕方のないところはあります。

ただ、ミスをすると多かれ少なかれ他人に迷惑をかけてしまうのも事実です

ケアレスミスをすることにネガティブになりすぎてはいけませんが、防げるものなら防いでいきたいですね。

本記事では、ケアレスミスを防ぐための具体的な方法を取り上げていきます。

作業が終わっても油断しない

作業が終わったことに安心して油断していませんか

例えば、プレゼン資料を作成していた場合、資料が一通り出来上がったときに自分の中で「終わったー」と気が抜けてしまうことってありますよね。

資料を作ることよりも、

資料を作成した後に

  • 誤字脱字はないか
  • 足りない資料はないか
  • ロジックは整っているか

を確認することのほうが大切です。

しかし、確認前の資料が出来上がったタイミングで安心感を覚えて、無意識のうちに油断してしまうのですね。

もし本番で何かミスがあれば「詰めが甘い」と言わざるを得ませんよね。

普段の仕事で「自分は詰めが甘いな」と思い当たる節があるのなら、自分が無意識のうちに油断しているところがあると思いますよ

大切な確認作業まで含めて、途中で油断することのないように仕事をしていきましょう。

急いでいるときでも深呼吸してもう一度見直す

ケアレスミスは急いでいるときに起こりがちです。

「時間がない、急がないと」というプレッシャーを感じているので、どうしても「時間」に意識をとられてしまいます。

急がなければいけない状況では、数分、数秒すら惜しいこともあります。

ただ、誤った仕事をすると後々問題が大きくなり、処理が面倒になります

そんな経験はありませんか。

「こんなことになるんだったら、しっかりと確認しておけばよかったなー」と思ったとしても後の祭りです。

「急がないと」という気持ちをグッとこらえて、

「5分だけ集中して見直す」というように、少々時間を確保して落ち着いて見直してみてください。

あわせて、なぜ急がなければいけない状況になったのかをしっかりと分析していくことですね。

分析して、改善できそうなものがあれば作業効率は良くなり時間も生まれます。

段取りが悪かったのなら「次回は同じ間違いはしない」ためにもフローを整理していきましょう。

余裕をもって仕事ができれば「時間がない」と慌てることも減ってきますので、なんで急がなければならない状況になったのかを考えることも大切ですね。

整理整頓して集中できる環境を作る

あなたの机はきれいに整理整頓されていますか。

ケアレスミスをなくすためには、目の前のことに集中できるような環境を整えていくことも重要です。

もし、机の周りが散らかっているのであれば、そのこと自体が集中力を奪う原因となります。

机の上にある様々な情報が視界に入ると、一つのことに集中することが難しくなります。

自分が抱えている他の仕事がたまたま視界に入っただけで「その仕事もやらないと」と、無意識のうちに気を散らせてしまうことになるからです。

「あれもやらないと、これもやらないと」と焦りだしたら大変ですね

大切なことは目の前にある作業に集中することです

机の周りを整理して余計なものが目に入らない環境を整えていきましょう。

これは働いている組織によりますが、可能であれば静かな場所で一人になれるような環境を作るのもおすすめです。

別室や打ち合わせスペースを使って短時間だけ集中して作業してみましょう。

人がいる環境だと話しかけられるリスクがあるので、なるべく静かで他の人がいない環境に身を置くと、目の前のことに集中しやすくなりますよ。

ダブルチェックしてもらう

自分で確認作業を行っていくことの大切さは上述したとおりです。

ただ、その時の自分の体調によっては精度の高い確認作業ができているかどうかは怪しいですね。

風邪をひいていたり、疲れが溜まっているときは十分な確認ができていないのではないですか。

そんな時は他の人にお願いしてダブルチェックしてもらいましょう。

人に作業をお願いすると聞いてちょっと抵抗を覚える方もいるかもしれません。

「ダブルチェックしてもらうなんて、なんか申し訳ない」というように感じますか。

確かに他の人の作業量を増やすことになりますからね。

しかし、ここで遠慮して十分か確認作業ができなければ、後々にミスが発覚する可能性もあります。

こっちのほうが厄介ですね

「ケアレスミスを防ぐ」ことだけ考えて、他の人にダブルチェックしてもらいましょう。

転記を心掛ける(コピペできるところはコピペする)

このことを徹底するだけでも、ケアレスミスは大幅に減らすことができます。

すでに完成した数字や文章が存在する場合は、それらを転記することを心掛けましょう。

転記が面倒で自分で入力作業を始めてしまう人もいますが、これはお勧めできません

自分で入力作業すると打ち込みのミスが出てきます。

ケアレスミスをなくすためには、なるべく人が作業を手掛けない仕組みづくりを行っていくことも大切です。

コピペできるところはコピペして、ケアレスミスを回避していきましょう。

パソコンでのコピペの操作は非常に簡単です。Windowsであればコピーは「ctrl + c」ペーストは「ctrl + v」でできます。コピーする範囲の選択も「shift + 矢印」でできるので、マウスがなくても簡単に作業できますね。

睡眠をしっかりとる

当たり前なことですが、睡眠をしっかりとって体調管理をしていくことは大切です。

昼間に眠気が襲ってきたら集中しようにも集中できないですからね。

睡眠不足で体が弱っていると体調を崩しやすくなります。

風邪を引けば仕事に支障が出ますし、周りの人にも迷惑ですね。

明日の自分に投資するという意味でも、睡眠はしっかりとることを心掛けていきましょう。

まとめ

今回はケアレスミスを防ぐ方法を取り上げてみました。

すぐに取り組めるものも多いですので、できるものから日々の仕事に中に取り入れてみてください。