仕事

【仕事】メールと電話を上手に使い分ける

 連絡手段の使い分けを意識していますか。

  • 仕事での連絡手段をそこまで意識したことがない
  • いつもなんとなく電話で済ませてしまう

という方もいるのではないでしょうか。

 仕事での連絡手段として代表的なものに「メール」と「電話」がありますが、日常業務で使用する両者を上手に使い分けることは、仕事のパフォーマンスに影響してきますね。

 本記事では、メールと電話のそれぞれの「メリット」「デメリット」について具体的に話していきます。

 それぞれのメリットとデメリットを理解することで、連絡手段を上手に使い分け、日々の仕事を効率よく行うことができますよ。

メールの場合

 メールの「メリット」、「デメリット」は以下のとおりです。

1-1.メリット

・やり取りの記録が残るので「言った言わない問題」が発生しない

・連絡の内容を忘れても「見返して確認」できる

・相手の作業を妨げることがない

1-2.デメリット

・緊急の場合など「早くレスポンスが欲しい時」には不向き

・相手がメールを見ているのかがわからない

・複雑な内容になると文章が長くなりがち

電話の場合

 続いて、電話の「メリット」、「デメリット」を見ていきます。

2-1.メリット

・レスポンスが早い

・メールのような見落としが発生しない

・複雑な内容でも伝えやすい

2-2.デメリット

・相手の作業を中断させてしまうことがある

・相手が不在だと、複数回電話をかけることになる

・記録が残らないので「言った言わない問題」になることがある

状況に応じた使い分け

連絡の速さ(電話がいい)

 緊急の案件など、取り急ぎ連絡を取りたい場合は電話が優れていますね。

 個人的には電話の一番のメリットはこのスピードだと思っています。

 メールは、情報が相手に伝わるタイミングは「相手がメールを開封した時」なので、しばしば相手の確認行為が遅くなることがあります。

 緊急の場合など、スピードを重視する場合は電話のほうが良いでしょう。

会議や待ち合わせの日時を伝える(メールがいい)

 会議や待ち合わせの日時を伝えるために、電話を利用している人を見かけます。

 電話を掛けられた側は、アポイントの時間や場所を忘れないために電話の内容をメモに残しています。

 でも、電話で聞き取ったことをメモに起こすのは「ただの手間」ですよね。

 電話を受けた側が内容をメモすることは事前に予想できます。であれば、初めからメールを利用した方が相手もメモを取る手間が省けますね。

 会議や待ち合わせの日時のように、相手がメモを必要とする情報であれば、メールを使用するようにしましょう。

記録を残す(メールがいい)

 人は、物事を忘れてしまう生き物です。

 時間が経過するにつれて話の詳細部分を忘れてしまうことがありますね。

 電話を使用した場合は録音でもしなければ、やりとりの記録が残りません。

 そのため、後々トラブルが起きたときに「言った言わない問題」が発生して責任の所在が曖昧になってしまいます

 その点、メールであれば記録が残るのでこのような問題は発生しません。お互い緊張感をもって仕事をすることができますね。

お互いの時間を邪魔しない(メールがいい)

 メールは、自分の好きな時に送ることができますし、受け取る側も自分の都合のいい時に確認できます。

 つまり、お互いに時間を拘束されることがありません

 仕事をしている人の中には、自分の作業に集中するため「普段はメールの通知機能を切っている」という方も多いのではないでしょうか。

 決まった時間にチェックをすると決めているので、メールの通知でいちいち集中を切らせることがないですね。

 このように、お互いにタイミングをコントロールできるのはメールのよいところです。

 しかし、電話だとそうはいきません。

 電話は、基本的にはかける側の一方的な都合になります。

 電話の相手側からすれば、自分が行っている作業を一時中断して電話対応をすることになります。

 緊急でもない単なる連絡であれば、メールを使用するようにしましょう。

感情などの細かいニュアンスを伝える(電話がいい)

 相手に何かをお願いしたり相談したりする場合は電話の方が優れているかもしれません。

 とりわけ、相手が「この仕事頼まれるのは嫌だろうな」と思うようなお願いをする場合は、私は電話を利用するようにしています。

 文章だと、同じお願いをしていても淡白に見えてしまうところがあります。

 「こんな仕事をお願いするのに、こんな簡単にメールで済ませるのかっ!」みたいに感じてしまう人もいますからね。

 電話でイントネーションを変えながら話したほうが、相手もこちらの話に耳を傾けてくれることもありますね。

 お願いや相談などで細かいニュアンスを伝えたい場合は、電話を使うようにしましょう。

まとめ

 以上、メールと電話のそれぞれの「メリット」、「デメリット」と、状況に応じた使い分けを見ていきました。

 私自身は「メール」を使用する頻度のほうが多いです。

 「記録を残す」ことと「お互いの時間を邪魔しない」ことは仕事をするうえで大切だと思っているので、必然的に「メール」を使用する頻度は高くなっています。

 連絡は相手がいることなので、相手の連絡手段の好みも影響してくるところですが、上記した基本的なメリット、デメリットをしっかりと頭に入れたうえで、日々の仕事を行うようにしたいですね。