みなさんの周りに
「この人は仕事速いなー」って思えるような人はいますか。
同じ業務時間のはずなのに、消化している仕事の量が桁違いに違う。
こんな仕事の量をいつこなしているの？と、不思議に思えてきますよね。
仕事が早い人が近くにいると、それだけで刺激的です。
物理的にも近くにいるのなら、仕事の早い人が仕事を消化している様子を間近で見られるので、勉強になりますね。
仕事が早い人の近くにいるだけで自分にもメリットがあります。
今回の記事では、仕事が早い人の特徴をまとめて見ました。
もし仕事が早い人が近くにいたらチャンスです。仕事のやり方を盗んでしまいましょう。
Contents
優先順位を決めて仕事を行っている
仕事にはそれぞれ優先順位があります。
- 最優先に進めるも
- 普通に進めればよいもの
- 後回しにしても問題ないもの
がありますよね。
仕事が早い人の特徴としてまず挙げられるのが、仕事の優先順位を決めているという事です。
優先順位を決めることをせずに
- その時の自分の気分
- 発生した仕事の順番で仕事をこなしている
と、効率がいいとは言えません。
仕事が早い人は、仕事の優先順位を決めることに重きを置いているので「今抱えている仕事の中で、次は何をやろうか」っていちいち迷いません。
一つの仕事が終わったら「次はこの仕事」っていうイメージがすでに頭の中にあります。
朝職場に来てから「さーて、今日は何をやろうか」なんてことを考えません。
貴重な業務時間を無駄に使わないように、仕事の優先順位を決めて常に効率よく仕事をこなしていくことを考えています。
仕事の効率を常に追求している
仕事が早い人は、常に効率を追求しています。
今の仕事のフローがルーチンになっていたとしても、そこに切り込んでいって
「もっと効率よくできないか、もっと簡易にできないか」
を常に考えています。
一つの仕事のフローを見直すこと自体では、一日に削減できる時間はたかが知れているかもしれません。
でもそれが数か月、数年単位で考えてみると大きな時間削減につながります。
常に効率を追求している分、その周辺知識も増えていくので
- さらに新しいアイデアが生まれる
- 他でうまくいっている事例を取り入れながら仕事の効率を追求する
という好循環が生まれます。
その好循環を保ったまま2年3年と経過していけば、何も考えなかった人と比べて差が開くのは一目瞭然ですね。
やらないことはやらないと徹底している
何をやるのかを決めていくことは大事です。
それと同じぐらい、何をやらないかを決めていくことも大事です。
仕事が早い人は、無駄な仕事を徹底的に排除していきます。
「今まで継続してやっていた仕事だから・・・」とかは関係ありません。
やってもやらなくてもいいようなものはどんどん削ぎ落としていきます。
仕事が就業時間に終わらない理由の一つに「なんでもやってしまう」のがあげられますね。
あれもこれも仕事にしてしまうと、当然ですが限界がきますよね。
仕事の早い人は、やらないことはやらないと徹底した姿勢を貫いています。
あれもこれも仕事にしていたら仕事が終わらないことを知っているので、まずやらないという選択をすることも大事でしょう。
自己管理ができている
自分自身の管理できていますか。
その時の自分のコンディションって、自分の仕事のパフォーマンスを決める要素でもありますよね。
仕事ができる人は、自己管理もしっかり行っています。
自分自身が資産になっていることを理解しているので、その資産を効率よく運用できるように日々適切に管理することを欠かせません。
例えば、前日に調子に乗って飲みすぎてしまったり、夜遅くまで夜更かしして次の仕事に影響を与えるような行動は極力控えることが大切です。
翌日、多少疲れていても、その時の勢いで突破できることもあるでしょうが、勢いで突破することが長期的に可能かと言われればそうではありません。
体は確実に疲れていますし、疲労もどんどんたまっていきます。
自分の仕事にムラを作らないためにも、自己管理を行っていきましょう。
嫌な仕事でも後回しにしない
「この仕事、速くやったほうがいいんだけど、やりたくないなー」って後回しにしている仕事はありませんか。
遅かれ早かれ、その仕事をやることに変わりはないです。
やりたくない仕事を後回しにしたくなる気持ちはわかりますが、やりたくないという思いをいつまでも抱えているのも辛くないですか。
その仕事のことを思い出すたびに、嫌な気持になってしまいますよね。
やりたくない仕事のことを気にしながら他の仕事を行うことも効率が悪いです。
どうせやらなければならないのなら早めに終わらせて、ほかの仕事に集中できる環境を整えてしまいましょう。
返信が早い（球を自分が持ったままにしない）
仕事が早い人は、返信が早いです。
あなたの周りにもそういう人いませんか。
あの人いつも忙しそうにしているのに、すぐに返信が返ってくるなと思った経験があるのではないでしょうか。
返信を早くするという事は、自分が抱える仕事のタスクを減らすことにもつながります。
仕事の球を自分が持っていない状況になるので、自分自身も気楽でいられますよね。
依頼された仕事が小さなものだったとしても、それを自分で抱えている間はやらなくてはならない仕事のタスクが一つ増えることになります。
やらなければならないタスクを増やすことにメリットはありませんよね。
すぐに返信できるものは「確認しておきます」なんて言わずにその場で確認して回答して、自分の仕事のタスクに加えないようにしていきましょう。
やるべきタスクの量を少量にすることも仕事をするうえでは大切ですよ。
完璧主義ではない
仕事が早い人は、すべてを完璧にしようとはしません。
完璧って、はっきり言って効率が悪いです。
完璧が悪いことではありませんが、7～8割でいいところを10割でやってしまうのは時間がかかります。
学校のテストの点数もそうでしたよね。
7～80点取るのと100点取るのとでは労力が違います。
100点取るとなると「重箱の隅」をつつくような問題にも対策しておかなければならないですから。
高得点を狙おうとすればするほど、かけた勉強時間に対して得られる得点がだんだんと少なくなっていきます。
それなら、ほかの強化の勉強をする方がトータルの点数も上がりますね。
仕事でも同様の考え方です。
ひとつずつ100点の仕事をするよりも、7～80点の仕事を効率よく回す方が処理できる仕事量は多くなります。
仕事によっては100点が求められるものもあるでしょうが、逆に50点でいいものもあります。
すべて100点を取ろうとするのは、ある意味「考えて仕事をしていない」ことと同じになりますね。
仕事が早い人は決して完璧主義になることはありません。
状況に応じて、上手に使い分けを行っているのです。
仕事環境がきちんと整理されている
「机の周りが散らかっていて何がどこにある状況なのかわからない」という状況になってはいませんか。
仕事が早い人は、自分の仕事環境が整理されています。
仕事環境が整理されているので、何かを探すことに時間を使う事があまりありません。
探し物をする時間って、とても無駄ですよね。
その時間で何か仕事が進んでいるわけではありませんし、ぼーっとして休憩していることと何ら変わりません。
っていうよりも、休憩している方が全然ましですよね。
自分が仕事をしやすいような仕事環境を整えていくことも、仕事が早い人になるためには大切なことです。
人に任せるところを知っている
いくら仕事が早い人であっても、仕事の内容によっては得意不得意があります。
「この分野に関してはほかの人のほうが早い」ってことは往々にしてあるものです。
仕事が早い人は、人に任せていくことを知っています。
当然ですが、すべて自分でやろうとするとあれもこれも仕事をこなさなければいけなくなりますよね。
もし、「この分野は自分でやるよりも○○さんにやってもらった方が早い」というものがあれば、その人に任せていきます。
その代わりに、自分が得意な分野をやってあげたりしながら効率よく仕事をしていきます。
その方が結果として効率よく仕事ができることを知っているからです。
決して人任せにして楽をしているわけではありません。
状況を見極めて、必要があれば適切な人に任せていくことのメリットを知っているのです。
目標時間を決めて仕事をしている
- いつまでもだらだらと仕事をしている
- 残業している割には仕事が進んでいない
あるあるの話ではないでしょうか。
仕事が早い人は、自分で目標時間を決めて仕事をしていきます。
締め切りまで時間があったとしても、作業の工程を予定の中に落とし込んでいつまでに何を終わらせるのかを決めることは大事ですよね。
そして、それを達成していくためには、一日一日の過ごし方が更に大切になってくるのです。
たとえ長期のプロジェクトだったとしても、自分の今目の前にある「長期プロジェクトを細分化したタスク」をいつまでに（何時までに）終わらせるかを常に意識しながら仕事をしていくのです。
その方が、日々の仕事にメリハリがつきますし、だらだらと時間を浪費することを防いでくれます。
仕事を早く終わらせるためには締め切りが長くだらだらやってしまいそうな仕事でも、しっかり時間管理して行っていくことが大切です。
まとめ
今回は仕事が早い人の特徴を書いてみました。
もし近くに仕事が早い人がいたらラッキーです。
その人の良い部分を観察して自分のものにしていきましょう。
