仕事

仕事が遅い!を改善するには。その方法を6つ紹介

  • 仕事が遅くて怒られる
  • 仕事が遅くて周りの人についていけない
  • 仕事が早くできるようになるにはどうしたらよいの

このような悩みに向けて記事を書いていきます。

学生時代はそこまで作業が遅い早いを意識することはなかったかもしれませんが、アルバイトを含めて仕事をするようになると、仕事の早い遅いを意識することが多くなりますね。

特に社会人の場合は仕事の早い遅いが会社からの評価、自分の収入に直結する問題にもなるので、仕事が遅い場合には悩んでしまうことが多いと思います。

この記事では

  • 仕事が遅い人の特徴
  • 仕事が遅いことによるデメリット
  • 仕事が遅いを改善するためには

という内容をまとめていきます。

仕事が遅い人の特徴

仕事が遅い人には、ある一定の共通した特徴があります。

以下に仕事が遅い人の特徴をあげていますので、自分が何個該当するかを意識しながら読んでみてください。

相手の意図を理解していない

新人時代にやってしまいがちで仕事が遅くなる原因に、相手の意図を理解していないことがあげられます。

新人や職場経験が浅い状態ではある程度仕方がない部分があるのですが、相手が何を求めているのかを理解していないで仕事をしていると、見当違いの方向に向かっていってしまいます。

もちろん、自分自身はしっかりと考えて行動しているので、むやみに自分を責めるものではありませんね。

ただ、どうしても職歴が異なると「仕事の常識」がずれてくるところがあるので、言葉足らずな指示をもらった場合に混乱してしまうことがあるでしょう。

相手も悪気があって言葉足らずな指示をしているわけではないのですが、少なからず「こういう時はこうするもの」という仕事の常識が頭にあるので、自然と「指示は伝わっているもの」と感じてしまうことがあるのです。

方向性のすり合わせを「しっかり」行っていないことが原因ですね。

完璧主義

仕事の完璧に取り組もうとすろと、当然ですが時間がかかりますね。

仕事に完璧主義でいると、仕事が遅くなるのは当然でしょう。

自分の上司や周りの人が「そこまでのクオリティ」を求めていないにもかかわらず、仕事をきれいに完璧にこなしてしまうのは少々考え物ですね。

完璧主義は仕事を遅くする一つの要因です。

仕事の時間を意識していない

あなたは自分の仕事の時間を意識していますか。

「もちろん、締切はしっかりと守るようにしているよ!」と思ったかもしれませんが、実は設定されている締切を守っているだけでは不十分なことがあります。

仕事は、時間を意識していないと気付かない間に仕事を増やしてしまう事にもなるのです。

ここで、社会人であれば知っておいて損はない「パーキンソンの法則」を紹介します。

パーキンソンの法則は、イギリスの歴史学者・政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンが提唱したものです。

その内容は以下のとおり

  第1法則  
  仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

  第2法則
  支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

  出典:Wikipedia

第1法則は仕事のこと、第2法則はお金のこととなっていますが、本質的には同じですね。

第1法則を見て、思い当たる節がある人も多いのではないですか。

漠然と与えられている仕事の締切の時間だけを意識していると、あれもこれもと余計なことまで手を付けてしまうことがあります。

仕事の効率化を考えていない

今目の前にある仕事を、「どのように効率よくできるか」を考えない人も、仕事が遅い人の特徴です。

やり方が決まっているルーチンワークに特に疑問を持たないでいると、無駄な作業に気が付くことができません。

また、エクセルなどで自動化できる作業を手動でやっている場合にも同じことが言えます。

「自動化するのが面倒」という考えで動いていないなら、考え方を改める必要があるかもしれませんね。

先延ばし思考がある

物事を先延ばしにしてしまう人も、仕事が遅くなりがちです。

なぜなら、仕事を始めてみた結果「思わぬ作業に時間を取られて、仕事が期限内に終わらなかった」となってしまうことがあるからですね。

気の進まない仕事や、責任の重い仕事を先延ばしにしたい気持ちはわかりますが、物事を先延ばしにしている以上、そのプレッシャーからは解放されることがありません。

ことあるごとに仕事のことを思い出して「あれやるのやだな~」で過ごしていると、他の仕事をしているときも気を散らす原因になりますね。

もともと持って生まれた自分のペース

人それぞれ自分が心地よいと感じるペースが違いますよね。

他人と比べて仕事が遅いと感じている場合は、それがあなた自身の心地がいいと感じられるペースだからなのかもしれませんね。

作業スピードが遅いことに悩みを感じることがあるのは、持っている「心地よい」と感じる自分のペースが影響していることは十分に考えられます。

仕事が遅いことのデメリット

「仕事が遅い」という表現は、ネガティブな表現ですよね。

実際に仕事が遅いという事でどのようなデメリットがあるのかを列記しました。

仕事が遅いという理由で評価されないことも

仕事が遅いという事はネガティブな表現だと言いましたが、それが原因で評価されないことがありますね。

「仕事が遅い=全部だめ」というわけでは決してないのですが。

仕事が遅くても人よりも丁寧で「人が気が付かないこと」に気が付いたり、配慮が行き届いて人を不快にさせなかったりと、職場環境にも良い影響を与えることは大いにあるのですが、そのような面は数値化が難しいので、評価されるまでに時間がかかることになります。

その点、仕事が遅いかどうかは早い段階で確認できることなので、そこが先に目立ってしまうとあまりいい評価がもらえないという事もしばしばあります。

一つのデメリットでしょう。

他の仕事を任される機会が減る

一つの仕事を終わらせるのに時間がかかるという事は、必然的に他の仕事に手を付けられる機会が減るという事です。

他の仕事に手が付けられないという事は、自分自身の仕事経験にも影響を与えてきますね。

純粋に、多くを経験している方が仕事上有利なことがあります。

そのような人は、人から頼られることでさらに経験を積んでいくでしょう。

人から仕事を任される機会が減るというのは、自分が経験を積むことができないという意味で「機会損失」につながることがあります。

収入に影響が出ることも

給料が「歩合制」が占める割合が多かったり、会社の評価次第で給料水準が大幅に変わる場合は、仕事が遅いことが自分の収入に影響を与えることになりますね。

仕事が遅いので消化できる仕事の量が減り、収入減につながります。

デメリットとしては大きいですね。

仕事が遅いを改善する方法

仕事のキーマンが何を考えているのかを意識する

今やっている仕事は、だれがキーマンとなっていますか。

キーマンとは、「この人がOKを出せば仕事が終わる」という人ですね。

その対象はさまざまで

  • 上司
  • 上司の上司
  • 同僚
  • 取引先

と、仕事毎に切り替わりますね。

上司からの指示だと思っていたことが、上司の上司が出発点となっており、上司も十分な理解ができていないまま指示を出していることがあります。

この場合は、「上司の上司が何を考えているか」という視点を持ちながら仕事をすることが大切ですね。

また、コミュニケーションが取れる場合は、自分の頭で考えることを行いながら、「自分の考えが正しいかを確かめるためのコミュニケーション」も行っていってください。

この辺り、「相手の時間を取ったら迷惑」「自分で考えなければダメ」「単に面倒」という理由で軽視しがちですが、大切なところです。

仕事にキーマンがだれかを把握し、その人がどうやったらOKを出すのか=どんなことを求めているのかを考えて、コミュニケーションを軽視しないようにすれば、仕事の無駄がなくなるので「仕事が遅い」は改善されます。

多少不十分でも仕事を見せていく

仕事の方向性を確かめながら仕事を進めるためにも、多少不十分な状態でも仕事を見せていくことで、不要な作業や、やり直しを防ぐことができますね。

物事に完璧主義でいると、この方向性を確かめるタイミングが遅くなり、仕事全体が遅くなりがちです。

例えば上司から「~の数字を確認したいから教えてくれる?」と頼まれました。

取り急ぎ数字だけ把握したいという状態なのに、上司に見せる資料だからと「見やすさまで重視」して、無駄に小奇麗な資料を作っていては時間がかかりますね。

数字を見てから別の指示があるかもしれません。

その場合は、小奇麗に作るよりも次の指示を早く聞き出したほうが結果的に仕事がサクサク進んだことになります。

完璧を目指すのではなく、仕事を前に前に進めるためにも、自分で多少不十分に感じるぐらいで素早く仕事を見せていった方が良いですね。

自分の中で締切を設ける

仕事が遅い人の特徴で「パーキンソンの法則」を紹介しましたが、これを防ぐためにはオフィシャルな締切以外に「自分の中で締切を設ける」ことです。

仕事の締切は適切でないこともありますよね。

この仕事こんなに時間かからないのに、締切まで「十分時間がある」場合です。

そのような場合は、自分の中で締切を作って管理したほうが、無駄に仕事しすぎることもなくなります。

該当する仕事が数時間で終わる見込みが立つのなら、例え仕事の締切が1週間後でも「今日中に仕事を終わらせる」と自分の中で決めてしまう事です。

ダラダラと仕事をすることがなくなるので、他のことに時間を当てることができますね。

もちろん、仕事の提出自体はオフィシャルな締切の日に提出すれば十分です。

今の仕事で無駄なことがないか確認する

  • これって自分がやる必要があるのだろうか
  • この作業無くせないだろうか

と考えていることは、仕事の無駄を省いて効率化するためには必要ですね。

特にルーチンワークは、そのやり方が自分の中でも凝り固まってしまっているので、特に疑問を持つことなく作業してしまいます。

本当は無駄なことが隠れていたとしても、「無駄と感じない」状態になってしまいますね。

「慣れ」の悪い部分です。

今まで当たり前にやってきた仕事にも疑問を持って行った方がいいですね。

また、自動化できるところは自動化することです。

「これって自分がやる必要あるの?エクセルに自動でできるんじゃない?」と考えることですね。

自動化するのに時間がかかっても、自動化すれば削減される時間が目に見えているので、やらない理由なんてないです。

将来への投資と思って時間を使う癖をつけておくことは、「仕事が遅い」から抜け出すための一つの方法です。

前日に次の日の午前中にやることを決めておく

先延ばし癖がある場合は、このやり方が有効です。

前日のうちに「明日の午前中に終わらせるもの」をピックアップしてから帰宅することですね。

特に、「何時から何時までの間にこれをやる」と決めておくと効果的です。

午前中の頭がスッキリしている時間に作業できるので、仕事もはかどります。

他の仕事が入ってきても、気を取られずにその仕事に集中することですね。

その瞬間にやらなければいけない「突発の仕事」なんてそう多くはないですから。

先延ばしを防ぐために、前日に仕事をする時間を決めてから家に帰るようにしましょう。

仕事ができる人のやり方を盗む

マイペースで悩んでいるのだったら、仕事ができる人の行動を見てやり方を盗むことがおすすめです。

仕事ができる人は手の抜きどころもうまいので、色々と小技を持っているものです。

仕事ができるからと言って、その人のペースが速いわけではないですね。

本人は意外と「本当はゆっくりしている方が好き」だったり「結構な面倒くさがり」といったこともまぁまぁあるので。

手の抜きどころのやり方や考え方を盗んでおいて損はありません。

自分の心地がいいペースなら無理して崩す必要はない

自分が心地よいと感じるペースは人それぞれなので、正解はないです。

ただ、ペースが速い人や体力がある人の方がバリバリ仕事ができるのは事実ですね。

この点に、負い目を感じることもあるでしょう。

もし、負い目を感じているのなら、一度ハイペースで動くような経験をしてみることが有効ですね。

そして、その時に自分がどう感じるかです。

「確かにあの人はバリバリ働いているけど、あのペースでは働き続けられないな」と感じたのならそれはそれで一つの収穫になります。

その場合は、無理に自分の心地よいと感じるペースを崩すことはないですね。

収入に関して不安があるのなら、「節約」を覚えるか「副業」をするかで補える部分もあります。

総合的に考えて、自分がどうしていきたいかが肝心ですね。

【まとめ】

仕事が遅い人の特徴と対策についてまとめてきました。

仕事の遅さに気が付いている時点で、それを改善できる可能性があります。

もし参考になれば改善策を試してみてください。